Medewerkers uitnodigen en rollen instellen

Zodra je met meer mensen werkt wil je twee dingen tegelijk: iedereen kan bij wat nodig is, en niemand kan bij meer dan dat. Dat tweede is geen kwestie van netheid maar van de AVG — je moet kunnen aantonen dat alleen wie een dossier nodig heeft erbij kon. Dit artikel laat zien hoe je dat inricht.

De rollen en wat ze mogen

Er zijn vier rollen, met oplopende rechten.

Een eigenaar beheert de organisatie: kantoorgegevens, abonnement, teamleden en cliënt-toewijzingen. Een eigenaar ziet alle dossiers van het kantoor.

Een medewerker werkt in dossiers, maar uitsluitend in de dossiers die aan hem zijn toegewezen. Hij kan geen teamleden uitnodigen en geen toewijzingen wijzigen.

Een cliënt ziet via het portaal alleen zijn eigen situatie en heeft geen toegang tot het dashboard.

Daarnaast bestaat er een systeembeheerdersrol voor beheer over organisaties heen. Die kun je niet zelf toekennen; hij is voorbehouden aan het beheer van het platform.

Bij het uitnodigen kies je dus tussen precies twee opties: medewerker of eigenaar. Kom je in oudere schermen of exports de aanduiding "bewindvoerder" tegen, dan is dat een verouderde naam voor medewerker. Gebruik hem niet voor nieuwe gebruikers.

Een medewerker uitnodigen

Ga naar Organisatiebeheer en dan naar Gebruikers. Je ziet daar drie panelen: Teamleden, Openstaande uitnodigingen en Cliënt-toewijzingen.

Kies Gebruiker uitnodigen en vul Naam en E-mailadres in. Het e-mailadres is verplicht, de naam niet — maar vul hem wel in, want die naam zie je later terug in de toewijzingen en in de audit-log. Kies vervolgens de rol.

De uitgenodigde krijgt een e-mail, stelt een wachtwoord in en logt in. Zolang die uitnodiging nog niet is geaccepteerd staat hij in het paneel Openstaande uitnodigingen, zodat je kunt zien wie er nog moet reageren.

Ook hier geldt een grens vanuit je pakket: het aantal actieve eigenaren en medewerkers samen is gemaximeerd. Zit je aan dat maximum, dan lukt het uitnodigen niet meer en moet je eerst overstappen naar een groter pakket. De aantallen staan op de prijzenpagina.

Cliënten toewijzen, en waarom dat moet

Een nieuwe medewerker ziet in het begin niets. Dat is opzet: toegang tot een dossier is iets wat je expliciet geeft, niet iets wat standaard meekomt met een account.

Toewijzen doe je in het paneel Cliënt-toewijzingen. Een cliënt kan aan meerdere teamleden worden toegewezen en een teamlid aan meerdere cliënten; het is dus geen kwestie van één dossier, één behandelaar. Wel kan elk teamlid maar één keer aan dezelfde cliënt worden gekoppeld — een dubbele toewijzing is technisch uitgesloten.

Alleen een eigenaar kan toewijzingen wijzigen. Dat is bewust: als iedere medewerker zichzelf toegang kon geven tot een dossier, zou de hele opzet niets waard zijn bij een controle.

Maakt een medewerker zelf een cliënt aan, dan wordt die cliënt automatisch aan hem toegewezen. Anders zou hij het dossier dat hij net heeft ingevoerd meteen kwijt zijn.

Elke inzage en wijziging komt in de audit-log terecht. Daarmee kun je achteraf laten zien wie wanneer toegang had — zie Cliëntgegevens wijzigen en de audit-log teruglezen.

Wie is primair verantwoordelijk?

Bij dossiers waar meerdere mensen op zitten kun je één teamlid aanmerken als primair verantwoordelijke, herkenbaar aan een ster. Dat verandert niets aan de rechten — de anderen kunnen precies evenveel — maar het maakt duidelijk wie het aanspreekpunt is.

Dat helpt vooral bij vakantie en verloop. Zonder zo'n aanduiding weet niemand wie de cliënt belt als er iets speelt, en blijft een dossier makkelijk liggen omdat iedereen aanneemt dat een ander erop zit.

Rolnamen aanpassen aan je eigen kantoor

De rolnamen zijn per organisatie aan te passen onder Organisatiebeheer, bij Rollen en rechten. Noem een medewerker gerust bewindvoerder, jurist of budgetcoach; de onderliggende rechten veranderen niet mee. Alleen het label dat je team ziet verandert.

Let op: dit is niet in elk pakket beschikbaar. Zie je het scherm wel maar kun je niets wijzigen, dan zit de functie niet in je abonnement. Ook dat staat op de prijzenpagina.

Iemand vertrekt

Zet het account op inactief in het paneel Teamleden. De toegang stopt daarmee direct, terwijl alles wat die persoon heeft gedaan bewaard blijft in de dossiers en in de audit-log.

Verwijderen is hier zelden wat je wilt. Je hebt de historie nodig om te kunnen verantwoorden wie wanneer wat heeft gedaan — juist bij iemand die weg is. Loop na het deactiveren wel even de dossiers langs waar deze persoon primair verantwoordelijk was, en wijs een opvolger aan.

Vergeet ten slotte niet dat een vertrekkende medewerker ook uit lopende toewijzingen verdwijnt zodra je hem deactiveert. Controleer of er geen dossier zonder behandelaar achterblijft, en zet voor de nieuwe collega tweestapsverificatie meteen goed.