Privacybeleid van Bewind.app
Artikel 1. Definities
In dit Privacybeleid hebben de onderstaande begrippen de volgende betekenis:
1.1 AVG – Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
1.2 Betrokkene – De natuurlijke persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft.
1.3 Bewind.app – De onderneming die dit Privacybeleid hanteert en verantwoordelijk is voor de verwerking van Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid.
1.4 Persoonsgegevens – Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon als bedoeld in de AVG.
1.5 Privacybeleid – Dit privacybeleid.
1.6 Verwerking – Iedere handeling of ieder geheel van handelingen met betrekking tot Persoonsgegevens als bedoeld in de AVG.
Artikel 2. Verwerkingsverantwoordelijke
2.1 Bewind.app is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van Persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid, voor zover zij zelfstandig het doel van en de middelen voor de verwerking vaststelt.
2.2 De contactgegevens van Bewind.app zijn:
- Bedrijfsnaam: Bewind.app
- E-mailadres: [email protected]
- Website: https://bewind.app
2.3 Indien Bewind.app Persoonsgegevens verwerkt namens een Klant in het kader van de Diensten, treedt Bewind.app in beginsel op als verwerker in de zin van de AVG. Op die verwerkingen is de tussen Partijen gesloten verwerkersovereenkomst van toepassing.
Artikel 3. Toepasselijkheid
3.1 Dit Privacybeleid is van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens door Bewind.app in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, waaronder Persoonsgegevens van:
- a. bezoekers van de Website;
- b. (potentiële) klanten;
- c. gebruikers van de Diensten;
- d. contactpersonen van zakelijke relaties;
- e. sollicitanten, indien van toepassing; en
- f. andere personen die contact opnemen met Bewind.app.
3.2 Dit Privacybeleid is niet van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens die Klanten via de Software verwerken ten behoeve van hun eigen cliënten of andere betrokkenen. Voor die verwerkingen is de betreffende Klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Bewind.app uitsluitend op als verwerker.
Artikel 4. Verwerking van Persoonsgegevens
4.1 Bewind.app verwerkt uitsluitend Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening, het onderhouden van klantrelaties, het verbeteren van de Diensten en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4.2 Afhankelijk van de wijze waarop een Betrokkene gebruikmaakt van de Website of de Diensten, kan Bewind.app onder meer de volgende categorieën Persoonsgegevens verwerken:
- a. identificatie- en contactgegevens, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en correspondentieadres;
- b. accountgegevens, zoals gebruikersnaam, wachtwoord (uitsluitend in versleutelde vorm), authenticatiegegevens en gebruikersinstellingen;
- c. communicatiegegevens, zoals informatie die wordt verstrekt via e-mail, contactformulieren, supportverzoeken of andere correspondentie;
- d. technische gegevens, zoals IP-adres, apparaatgegevens, browsergegevens, logbestanden, datum en tijd van gebruik en overige technische informatie die noodzakelijk is voor de beveiliging en werking van de Diensten;
- e. facturatie- en betalingsgegevens, zoals factuurgegevens, betaalstatus en administratieve gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst;
- f. gebruiksgegevens, zoals informatie over het gebruik van de Website en de Diensten, voor zover noodzakelijk voor analyse, beveiliging, foutopsporing en verbetering van de Diensten.
4.3 Bewind.app verwerkt in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in beginsel geen bijzondere categorieën van Persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 AVG, tenzij dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of de Betrokkene hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Artikel 5. Doeleinden en grondslagen
5.1 Bewind.app verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor een of meer van de volgende doeleinden:
- a. het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
- b. het aanmaken en beheren van accounts;
- c. het leveren, onderhouden, beveiligen en verbeteren van de Diensten;
- d. het beantwoorden van vragen en het verlenen van ondersteuning;
- e. het verzenden van serviceberichten en andere communicatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst;
- f. het opstellen en verwerken van facturen en betalingen;
- g. het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- h. het beschermen van de veiligheid, integriteit en continuïteit van de Website en de Diensten;
- i. het analyseren van het gebruik van de Website en de Diensten om deze verder te ontwikkelen en te optimaliseren.
5.2 Bewind.app verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend indien daarvoor een geldige grondslag bestaat als bedoeld in artikel 6 AVG, waaronder:
- a. de uitvoering van een overeenkomst;
- b. het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- c. een gerechtvaardigd belang van Bewind.app of een derde; of
- d. de toestemming van de Betrokkene, voor zover deze is vereist.
5.3 Indien een verwerking is gebaseerd op toestemming, kan de Betrokkene deze toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.
Artikel 6. Verkrijging van Persoonsgegevens
6.1 Bewind.app verkrijgt Persoonsgegevens in beginsel rechtstreeks van de Betrokkene, bijvoorbeeld wanneer:
- a. een account wordt aangemaakt;
- b. contact wordt opgenomen met Bewind.app;
- c. gebruik wordt gemaakt van de Website of de Diensten;
- d. een overeenkomst wordt gesloten of uitgevoerd.
6.2 Daarnaast kan Bewind.app Persoonsgegevens ontvangen via derden, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of met toestemming van de Betrokkene.
Artikel 7. Verstrekking aan derden
7.1 Bewind.app verstrekt Persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien:
- a. dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst;
- b. Bewind.app daartoe wettelijk verplicht is;
- c. de Betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven; of
- d. dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van Bewind.app, voor zover de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de Betrokkene zich daartegen niet verzetten.
7.2 Bewind.app maakt bij de uitvoering van haar Diensten gebruik van zorgvuldig geselecteerde dienstverleners, waaronder aanbieders van hosting, e-maildiensten, beveiligings- en sleutelbeheerdiensten, betalingsverwerking, klantenondersteuning, productanalyse, bankinformatiediensten en kunstmatige intelligentie.
7.3 Voor het analyseren en verbeteren van de Website en de Diensten maakt Bewind.app gebruik van PostHog. Deze verwerking vindt uitsluitend plaats voor statistische en productanalytische doeleinden. Bewind.app configureert PostHog zodanig dat uitsluitend de gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor deze doeleinden.
7.4 Voor de optionele koppeling van door een Klant beheerde of vertegenwoordigde bankrekeningen maakt Bewind.app gebruik van Ponto Connect. Via deze koppeling kunnen, na autorisatie door de bevoegde rekeninghouder of vertegenwoordiger, rekeninginformatie en banktransacties aan de Software beschikbaar worden gesteld. Bewind.app houdt zelf geen bankrekening voor de Klant of diens cliënten aan.
7.5 Voor het herkennen, classificeren en analyseren van ondersteunde documenten kan Bewind.app gebruikmaken van de AI-diensten van Anthropic. Indien Bewind.app documenten op instructie van een Klant laat analyseren, vindt deze verwerking plaats in haar rol als verwerker en overeenkomstig de Verwerkersovereenkomst.
7.6 Bewind.app gebruikt Sentry.io voor technische foutregistratie, prestatiebewaking en beveiligingsmonitoring. Daarbij beperkt Bewind.app de verwerking tot gegevens die noodzakelijk zijn om technische fouten en beveiligingsincidenten te herkennen, onderzoeken en verhelpen. Dossierinhoud wordt niet bewust voor deze doeleinden aan Sentry.io verstrekt.
7.7 Indien een derde Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Bewind.app, sluit Bewind.app, voor zover wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG. Een actueel overzicht van Subverwerkers wordt via de Website of op verzoek beschikbaar gesteld.
Artikel 8. Internationale doorgifte
8.1 Bewind.app streeft ernaar Persoonsgegevens uitsluitend te laten verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
8.2 Indien Persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, draagt Bewind.app er zorg voor dat dit uitsluitend plaatsvindt met inachtneming van de vereisten van de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.
8.3 Op verzoek kan Bewind.app nadere informatie verstrekken over de passende waarborgen die van toepassing zijn op internationale doorgiften van Persoonsgegevens.
Artikel 9. Bewaartermijnen
9.1 Bewind.app bewaart Persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.
9.2 De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de Persoonsgegevens, het doel van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen.
9.3 Indien Persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of zodanig geanonimiseerd dat zij niet langer tot een natuurlijke persoon kunnen worden herleid.
9.4 Persoonsgegevens die Bewind.app namens een Klant verwerkt, worden bewaard en verwijderd overeenkomstig de Overeenkomst, de Verwerkersovereenkomst en de instructies van de betreffende Klant. Gegevens in back-ups kunnen na verwijdering uit actieve systemen nog gedurende de gebruikelijke back-upcyclus aanwezig blijven en worden gedurende die periode niet voor andere doeleinden gebruikt.
Artikel 10. Beveiliging
10.1 Bewind.app treft passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.
10.2 Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en, indien nodig, aangepast aan de stand van de techniek, de aard van de verwerking en de daarmee samenhangende risico's.
10.3 Personen die namens Bewind.app toegang hebben tot Persoonsgegevens zijn uitsluitend daartoe bevoegd voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden en zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht.
10.4 Bewind.app beheert cryptografische hoofdsleutels via een Key Management Service (KMS) en beperkt toegang tot sleutelhandelingen tot geautoriseerde server-side processen.
10.5 Bewind.app gebruikt technische monitoring en alarmering, waaronder Sentry.io, om fouten en beveiligingsincidenten tijdig te herkennen en te onderzoeken. Daarbij worden gegevens geminimaliseerd en gevoelige gegevens waar mogelijk gefilterd of gemaskeerd.
Artikel 11. Rechten van betrokkenen
11.1 Voor zover de AVG daarop van toepassing is, heeft de Betrokkene het recht om:
- a. inzage te verkrijgen in zijn of haar Persoonsgegevens;
- b. onjuiste Persoonsgegevens te laten rectificeren;
- c. Persoonsgegevens te laten verwijderen;
- d. de verwerking van Persoonsgegevens te beperken;
- e. bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
- f. de overdraagbaarheid van Persoonsgegevens te verzoeken; en
- g. een eerder verleende toestemming in te trekken, voor zover de verwerking daarop is gebaseerd.
11.2 Een verzoek kan worden ingediend via de contactgegevens die in dit Privacybeleid zijn vermeld.
11.3 Bewind.app beoordeelt ieder verzoek overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving en reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van het verzoek.
11.4 Indien Bewind.app gegronde twijfel heeft over de identiteit van de verzoeker, kan worden gevraagd om aanvullende informatie ter verificatie van diens identiteit.
Artikel 12. Datalekken
12.1 Indien zich een inbreuk in verband met Persoonsgegevens voordoet, handelt Bewind.app overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.
12.2 Voor zover Bewind.app bij een verwerking optreedt als verwerker, zal zij de betreffende verwerkingsverantwoordelijke onverwijld informeren over een datalek, zodat deze kan beoordelen of een melding aan de bevoegde toezichthouder of de Betrokkene noodzakelijk is.
Artikel 13. Wijzigingen
13.1 Bewind.app kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen.
13.2 De meest recente versie van het Privacybeleid wordt gepubliceerd op de Website. Indien een wijziging de wijze waarop Persoonsgegevens worden verwerkt wezenlijk beïnvloedt, zal Bewind.app Klanten hiervan tijdig op de hoogte stellen, voor zover de wet dit vereist.
Artikel 14. Klachten
14.1 Indien een Betrokkene van mening is dat Bewind.app Persoonsgegevens verwerkt in strijd met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving, kan hierover contact worden opgenomen met Bewind.app.
14.2 Indien partijen niet tot een oplossing komen, heeft de Betrokkene het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 15. Contact
15.1 Vragen, verzoeken of opmerkingen over dit Privacybeleid of de verwerking van Persoonsgegevens kunnen worden gericht aan:
Bewind.app
[email protected]
Jozef Israëlsstraat 4
9718 GJ Groningen
15.2 Bewind.app zal verzoeken met betrekking tot dit Privacybeleid zo spoedig mogelijk en overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving behandelen.