Cliënt toevoegen en een dossier openen

Een nieuw dossier openen kost een paar minuten. Je hebt er weinig voor nodig: een voornaam en een achternaam volstaan om te beginnen. Alles wat daarna komt — de maatregel uit de beschikking, het adres, het burgerservicenummer — vul je aan zodra je het bij de hand hebt. Dit artikel loopt het formulier langs en legt uit wie het dossier daarna kan zien.

Wat je bij de hand wilt hebben

Je kunt een dossier aanmaken met alleen een naam, maar het werkt prettiger als je de beschikking van de kantonrechter erbij hebt. Daar staan de gegevens in die je hier nodig hebt: de volledige naam, de geboortedatum en het soort maatregel dat is uitgesproken.

Heb je die beschikking nog niet, maak het dossier dan alsnog aan. Je hebt dan meteen een plek voor documenten en aantekeningen, en de rest vul je later aan. Een half ingevuld dossier is beter dan een stapel losse papieren op je bureau.

Het formulier veld voor veld

Onder Cliënten kies je Nieuwe cliënt. Het formulier is verdeeld in blokken.

Bij de naam vul je Voornaam, Tussenvoegsel en Achternaam apart in. Het tussenvoegsel heeft een eigen veld — zet daar alleen van, de of van der in. Zo blijft sorteren op achternaam kloppen. Voornaam en Achternaam zijn de enige twee velden die je verplicht moet invullen.

Daarna volgen Geboortedatum en BSN. Dat burgerservicenummer is optioneel: heb je het niet, sla het over. Het formulier controleert het nummer niet op geldigheid, dus neem het zorgvuldig over van een officieel document — een typefout valt hier niet vanzelf op.

Onder Contact vul je E-mailadres en Telefoonnummer in, onder Adres de velden Straat, Huisnummer, Postcode en Plaats. Het veld Notities onderaan is vrije tekst voor wat je verder wilt onthouden: bijzonderheden over de situatie, gemaakte afspraken, dingen om in de gaten te houden.

De maatregel vastleggen

Bij Type maatregel kies je uit drie opties, en die keuze is meer dan een etiket. Ze bepaalt waar het dossier over gaat.

Bewind gaat over geld en bezittingen: je beheert de financiën van iemand die dat zelf niet kan. Mentorschap gaat juist over de persoon — zorg, behandeling, woonplek — en niet over geld. Curatele omvat beide en is de zwaarste maatregel; de betrokkene is dan handelingsonbekwaam.

Twijfel je welke van toepassing is, kijk dan in de beschikking, daar staat het letterlijk. De verschillen en wat ze in de praktijk betekenen staan in Beschermingsbewind, mentorschap of curatele vastleggen.

Wie ziet dit dossier?

Dit is het punt waarop kantoren het vaakst iets anders verwachten dan er gebeurt.

Ben je eigenaar van de organisatie, dan zie je alle cliënten van je kantoor. Ben je medewerker, dan zie je uitsluitend de cliënten die aan jou zijn toegewezen — de rest bestaat voor jou niet. Dat is geen instelling die per ongeluk aanstaat, maar dataminimalisatie: wie een dossier niet nodig heeft voor zijn werk, hoort het ook niet te kunnen openen.

Maakt een medewerker zelf een cliënt aan, dan wordt die cliënt automatisch aan hem toegewezen. Anders zou hij het dossier dat hij net heeft ingevoerd meteen kwijt zijn.

Wil je er collega's bij, dan regelt de eigenaar dat via Organisatiebeheer. Eén teamlid kan worden aangemerkt als primair verantwoordelijk. Hoe je dat inricht staat in Medewerkers uitnodigen en rollen instellen.

Waar het burgerservicenummer terechtkomt

Het BSN dat je invult komt niet in dezelfde tabel als de rest van het dossier. Het staat in een apart, afgeschermd databaseschema dat niet via de gewone gegevens-API bereikbaar is. Alleen specifieke, geautoriseerde serverfuncties kunnen erbij, en elke keer dat zo'n functie identiteitsgegevens uitleest wordt dat vastgelegd.

Hetzelfde geldt voor identiteitsdocumenten die je uploadt. Dat is bewust zo gebouwd: raakt één laag gecompromitteerd, dan geeft dat nog geen toegang tot de gegevens eronder. Meer daarover staat op de pagina over veiligheid.

Als het cliëntmaximum bereikt is

Elk pakket kent een maximum aantal cliënten. Zit je eraan, dan verschijnt op het scherm voor een nieuwe cliënt geen formulier maar een melding met de mogelijkheid om over te stappen naar een groter pakket. Dat is geen waarschuwing die je kunt wegklikken — de server weigert het aanmaken sowieso.

De limiet komt van je abonnement zelf, dus zodra je overstapt kun je meteen verder. Welke aantallen bij welk pakket horen staat op de prijzenpagina.

De cliënt toegang geven tot het portaal

Wil je dat je cliënt zelf kan meekijken — documenten inzien, de stand van zaken volgen — dan nodig je hem uit voor het cliëntportaal. Dat gaat vanuit het dossier, niet via de gewone registratiepagina: een cliënt maakt geen account aan, maar krijgt er een van jou. Zo bepaal jij wie toegang heeft en waartoe.

Je kunt per dossier instellen wat er zichtbaar is. Begin gerust beperkt en breid uit als blijkt dat het rust geeft in plaats van vragen oproept.

Het dossier staat nu. De volgende stap is meestal documenten toevoegen — zie Documenten uploaden en ordenen in het dossier.