Overstappen van je huidige pakket: dossiers importeren

Overstappen van bewindvoerderssoftware voelt als verhuizen met een vol archief. Je wilt je dossiers meenemen, je saldi houden kloppen en ondertussen gewoon doorwerken. Dit artikel legt uit hoe die overstap bij ons verloopt, wat je zelf kunt voorbereiden en waar de aandacht naartoe moet.

Overstappen is maatwerk

Laten we bij het belangrijkste beginnen: er is geen importknop. Je kunt bij ons geen bestand uit je oude pakket uploaden waarna alle dossiers vanzelf verschijnen.

Dat is een bewuste beperking en geen omissie. Elk bewindvoerderspakket legt gegevens anders vast. Wat in het ene systeem één schuld met drie deelbetalingen is, staat in het andere als drie losse posten. Beginbalansen, lopende regelingen en de manier waarop documenten aan dossiers hangen verschillen per pakket. Een generieke import zou die verschillen gladstrijken en dan pas maanden later, bij de rekening en verantwoording, zichtbaar maken dat er iets niet klopt.

Daarom begint een overstap bij ons met een gesprek. We kijken samen wat je hebt, wat je wilt meenemen en wat de handigste route is. Plan daarvoor een demo in, of bel ons — dan bespreken we je situatie en weet je waar je aan toe bent voordat je iets besluit.

Wat we samen doorspreken

Vier dingen bepalen hoe een overstap eruitziet.

Om te beginnen het aantal dossiers. Bij een handvol cliënten is overtypen vaak sneller dan wat dan ook; vanaf enkele tientallen wordt het een ander verhaal.

Verder wat je huidige pakket kan exporteren. Sommige leveranciers geven een nette gestructureerde export, andere geven een PDF-rapport of niets. Dat verschil bepaalt vaak meer dan het aantal dossiers.

Dan wat je écht nodig hebt. Niet alles hoeft mee. Historie van jaren terug hoort meestal thuis in het archief van je oude systeem, niet in je nieuwe administratie.

En tot slot je timing. Overstappen vlak voor een deadline voor de rekening en verantwoording is ongelukkig; net erna heb je een heel jaar rust.

Wat je uit je huidige pakket meeneemt

In de praktijk gaat het om vier soorten gegevens.

Cliëntgegevens zijn persoonsgegevens en contactinformatie, plus de maatregel uit de beschikking. Schulden zijn het openstaande saldo per schuldeiser en de lopende betalingsregelingen. Saldi zijn de stand per rekening op de overdrachtsdatum, die de beginbalans van je nieuwe administratie vormt. Documenten zijn beschikkingen en correspondentie, gekoppeld aan het juiste dossier.

Van deze vier is de beginbalans het belangrijkst en het foutgevoeligst. Klopt die niet, dan loopt je hele verantwoording over het overgangsjaar scheef en merk je dat pas als je hem moet indienen. Neem daar de tijd voor.

De knip: kies een duidelijke overdrachtsdatum

Kies één datum waarop de oude administratie stopt en de nieuwe begint. De eerste van een maand werkt het prettigst, en het einde van een kwartaal nog beter.

Alles tot die datum blijft de verantwoording van je oude systeem. Vanaf die datum bouwt Bewind.app het dossier op. Wat je vooral wilt vermijden is een overlappende periode waarin je beide systemen bijhoudt — dan weet je bij de rekening en verantwoording niet meer welke van de twee de waarheid was.

Leg die datum ook vast in je dossieraantekeningen. Over een jaar weet je niet meer uit je hoofd waar de knip lag, en je accountant of de kantonrechter kan ernaar vragen.

Banktransacties importeren

Eén ding is wél geautomatiseerd, en dat scheelt het meeste werk: banktransacties.

Je kunt afschriften in CSV of MT940 importeren — de twee formaten die vrijwel elke Nederlandse bank aanbiedt. Bij het inlezen worden transacties die je al eerder hebt geïmporteerd herkend en overgeslagen, zodat je zonder risico dezelfde periode nog eens kunt inlezen als je twijfelt. Ook worden tegenpartijen herkend en krijgen transacties automatisch een categorie.

Voor de periode ná je overdrachtsdatum is een directe bankkoppeling handiger dan losse bestanden; die haalt de transacties dagelijks zelf op. Zie Bankrekening koppelen via PSD2.

Waar je zelf mee kunt beginnen

Wachtend op dat gesprek kun je al twee dingen doen die altijd nuttig zijn.

Vraag de export op bij je huidige leverancier. Dat duurt soms langer dan verwacht, en je hebt er recht op — het zijn jouw gegevens.

Maak daarnaast een lijst van je dossiers met per dossier het saldo op de beoogde overdrachtsdatum. Die lijst gebruik je straks om te controleren of alles klopt, ongeacht welke route je kiest. Zonder zo'n lijst controleer je namelijk je nieuwe administratie tegen je oude administratie, en dan bevestig je alleen dat het overtypen goed ging.

Wil je zien hoe het dossier eruitziet voordat je iets besluit? Vraag een demo aan — dan lopen we jouw situatie door in plaats van een standaardrondleiding.