Beginbalans invoeren bij overname van een dossier
Neem je een bestaand bewind over — van een collega, een ander kantoor of een familielid dat het niet meer redt — dan staat of valt je administratie met één ding: een kloppende beginstand op de overdrachtsdatum. Alles wat je daarna doet, bouwt daarop voort.
Kies één overdrachtsdatum
Spreek met de overdragende partij één datum af waarop de verantwoordelijkheid overgaat, bij voorkeur de eerste van een maand. Tot die datum verantwoordt de vorige bewindvoerder; vanaf die datum jij. Die knip voorkomt dat uitgaven dubbel of nergens verantwoord worden.
Wat je vastlegt per overdrachtsdatum
- Saldi van alle rekeningen — beheerrekening, leefgeldrekening, spaarrekeningen. Gebruik de dagafschriften van de overdrachtsdatum als bewijs en upload ze in het dossier.
- Openstaande schulden — per schuldeiser het saldo op dat moment, met lopende betalingsregelingen. Dit wordt het beginsaldo waarop mutaties gaan lopen.
- De boedel — waardevolle bezittingen zoals een auto of inboedel van betekenis. Bij een nieuw bewind vraagt de kantonrechter hier een boedelbeschrijving van; bij overname neem je de bestaande over en controleer je die.
- Lopende verplichtingen — vaste lasten en incasso's die doorlopen, als start van het budgetplan.
Aansluiten op de vorige verantwoording
De eindstand van de laatste rekening en verantwoording van je voorganger hoort exact je beginstand te zijn. Wijkt het af? Zoek het verschil uit vóór je verder bouwt, en leg vast wat je vond — een overgenomen fout wordt anders jouw fout.
Daarna: het dossier laten lopen
Met de beginbalans vastgelegd koppel je de bankrekening en loopt de administratie vanaf de overdrachtsdatum automatisch. Je eerste eigen R&V gaat dan over een periode die van dag één sluitend is.