Transacties automatisch laten categoriseren

Honderden transacties per maand met de hand indelen is precies het werk dat software hoort te doen. Bewind.app categoriseert automatisch, en wordt daar preciezer in naarmate jij vaker corrigeert. Dit artikel legt uit in welke volgorde de herkenning werkt, hoe je eigen regels aanleert en waar de grens ligt.

Vier lagen, in volgorde van zekerheid

Bij elke binnengekomen transactie wordt gekeken naar de tegenpartij — IBAN en naam — en die vergeleken met wat er bekend is. Dat gebeurt in vier stappen, van meest naar minst zeker.

Eerst je eigen regels op IBAN. Heb jij voor dit rekeningnummer een categorie vastgelegd, dan is dat het antwoord; daar bestaat geen twijfel over. Daarna je eigen regels op naam, waarbij ook een variant meetelt die er dicht genoeg bij ligt — "Ziggo B.V." en "Ziggo BV" gelden als dezelfde partij.

Levert dat niets op, dan volgt de landelijke herkenning: eerst op IBAN, dan op naam. Daar zitten de partijen in die bij vrijwel elke bewindvoerder langskomen — energieleveranciers, zorgverzekeraars, woningcorporaties, de Belastingdienst.

De volgorde is het punt. Jouw regel wint altijd van de landelijke, ook als de landelijke ook een antwoord had. Dat is precies hoe je wilt dat het werkt: jij kent je dossiers beter dan een algemene lijst.

Zelf regels aanleren

Zie je een transactie in de verkeerde categorie, corrigeer hem dan en laat de keuze onthouden voor die tegenpartij. Vanaf dat moment geldt jouw regel — en niet alleen in dit dossier, maar voor je hele organisatie. Ook de dossiers van collega's.

Dat is bewust zo. Een regionale schuldeiser die jij herkent, herkent je collega ook niet; het zou zonde zijn als iedereen dezelfde correctie apart moest doen.

Typische kandidaten voor een eigen regel: de lokale supermarkt of kringloopwinkel die landelijk niet in de lijst staat, incasso's van een regionaal incassobureau, en je eigen beloning als bewindvoerder — die laatste is kantoorspecifiek en komt in elk dossier terug.

Doe het meteen als je het ziet. Een correctie kost tien seconden; dezelfde transactie twintig keer met de hand goedzetten kost een middag.

De categorieën volgen de Rechtspraak

De indeling sluit aan op de categorieën die de Rechtspraak hanteert. Dat lijkt een detail tot het moment waarop je de rekening en verantwoording moet indienen: dan hoef je niets om te zetten, want de optelling per categorie is al de indeling die de kantonrechter verwacht.

Zie Rekening en verantwoording opstellen en indienen.

Overboekingen tussen eigen rekeningen

Boek je leefgeld over van de beheerrekening naar de leefgeldrekening, dan zijn dat twee transacties die tegen elkaar wegvallen. Er is niets uitgegeven; er is geld verplaatst.

Zijn beide rekeningen gekoppeld, dan wordt zo'n overboeking herkend als interne verschuiving en telt hij niet mee als uitgave. Is de tweede rekening níet gekoppeld, dan ziet het systeem alleen dat er geld weggaat — en dan staat er een uitgave in je overzicht die er niet is.

Dat is de belangrijkste reden om alle rekeningen van een cliënt te koppelen en niet alleen de beheerrekening. Zie Bankrekening koppelen via PSD2.

Waar de automatiek ophoudt

Een categorie zegt wat voor soort uitgave het was. Ze zegt niet of de uitgave klopte, of er een bewijsstuk bij hoort, of dat een betaling aan een schuldeiser ook echt van de juiste schuld is afgeboekt.

Dat laatste blijft jouw werk, en de controle-laag helpt je erbij door te signaleren wat nog niet rond is — transacties zonder bewijsstuk, schuldbetalingen die niet in het schuldsaldo zijn verwerkt. Zie Verschillen oplossen in de reconciliatie.

Verwacht dus geen dossier dat zichzelf bijhoudt. Verwacht wel dat je niet meer hoeft te typen wat een computer kan aflezen, zodat je aandacht overblijft voor de vragen waar oordeel bij nodig is.

Wat dit stroomafwaarts oplevert

De categorieën voeden alles wat erna komt. Het budgetplan ziet welke posten vaste lasten zijn, de aflosruimte rekent met de juiste bedragen, en de jaaropstelling telt per categorie op.

Eén keer goed categoriseren betekent daardoor: nergens anders meer overtypen. En andersom werkt het net zo hard door — een transactie die structureel in de verkeerde categorie staat, vervuilt je budgetplan én je verantwoording.